El Diario de SonoraVivimos rodeados de papeles, pese a los avances en materia de tecnología y recursos a nuestro alcance para librarnos de ellos. Pero gestionar el papel resulta ineficiente y, además, muy caro. Según un estudio llevado a cabo en Estados Unidos, se estimó que las empresas en aquel país gastaban en torno a 8.000 millones de dólares en la gestión del papel, ya sea imprimiendo documentos, albaranes, facturas...
Y hay más ventajas asociadas a utilizar el almacenamiento en formato digital:
- Seguridad: en caso de robo o incendio, el contenido estará a salvo y es susceptible de ser respaldado en copias de seguridad.
- Colaboración: varios empleados pueden trabajar de forma simultánea en un mismo documento y desde puntos diferentes del globo, frente al papel, donde una única persona puede acceder a él.
Se puede emplear la cámara del smartphone o tableta para escanear los recibos, facturas y todos los documentos que nos lleguen en papel
- Inmediatez: Un documento digitalizado puede ser enviado en tiempo real a cualquier persona y con independencia de la distancia, mientras que en formato papel tendremos que emplear servicios postales o de mensajería (más caros y muchísimo más lentos).
- Respeto al medio ambiente: aunque no afecte directamente a nuestra productividad, no cabe duda de que retirar el papel de nuestro día a día supone un granito de arena en el respeto al medio ambiente y la reducción de talas de árboles.
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