Cómo estresarse menos por tus correos electrónicos
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El Diario de SonoraReed Omary, un radiólogo en Nashville, Tennessee, abrió una de las bandejas de entrada de su trabajo un día, seleccionó miles de correos electrónicos sin leer y, con un clic del ratón, los eliminó de su vida.
“Simplemente borré todo”, dice encogiéndose de hombros. “Si son importantes, volverán”.
Muchos pasamos nuestros días gobernados por el correo electrónico: actualizándolo constantemente, abriéndonos camino entre basura, paralizados por la presión de redactar una respuesta al único mensaje que realmente importa. En el momento en que llegamos a cero en la bandeja de entrada, y pocos de nosotros lo hacemos, vuelve a sonar la campanita.
Quizás necesitemos tomar prestado de los desertores. Ya los conoce: esos compañeros de trabajo que son buenos para sus deberes, pero que no parecen preocuparse demasiado por su mensaje. Si se molestan en mover los mensajes a carpetas, es con el propósito expreso de olvidarlos para siempre. Se vuelcan a Slack o Teams e ignoran todo lo demás.
Algunos configuran respuestas fuera de la oficina muy específicas -sólo checo el correo electrónico a las 9:00 y a las 15:00 horas; estoy con un cliente hoy- que en realidad parecen decir sinceramente. Se pondrán en contacto la próxima semana. Mientras tanto… ¿hacen su trabajo?
“Revisar el correo electrónico se siente rápido y se siente productivo”, dice Greg McKeown, autor y orador de negocios. “Pero lo que importa no está avanzando”.
Su sugerencia: ni siquiera se acerque allí. Comience su día escribiendo una lista de prioridades en una hoja de papel. Bloquee dos espacios de media hora en su calendario para realmente ocuparse de su correo electrónico -en lugar de desplazarse constantemente por él- e ignórelo el resto del tiempo, señala.
Por supuesto, algunos empleos se realizan casi exclusivamente a través de la bandeja de entrada. Algunas personas podrían tener problemas con el jefe si dejan que un mensaje languidezca allí sin leerse durante medio día. Algunos simplemente son adictos a ver qué hay de nuevo.
“Nunca sabes lo que vas a obtener”, indica McKeown. “Tire de la palanca de nuevo. Podría ser increíble, podría ser terrible, podría no ser nada”.
Durante años, Stephanie Worrell se enorgullecía de responder a los correos electrónicos casi instantáneamente, incluso a las 2:00 horas. Compró una mesita para fijarla a su tina de baño y colocó su computadora portátil allí, viendo cómo llegaban sus correos electrónicos mientras se remojaba.
“Conlleva una euforia”, dice la mujer de 54 años, que vive en Boston. “Alguien piensa que soy importante”.
Sus hijos quedaron menos impresionados. Se quejaban de que siempre estaba escribiendo mensajes. Desarrolló dolor de espalda por estar sentada tanto tiempo.
Empezó a poner un cronómetro, limitándose a dos periodos de 15 minutos al día para checar correos, y descubrió que no sucedía gran cosa si sólo respondía los cinco mensajes más importantes de 100. Exhortó a sus clientes y colegas a enviarle un mensaje de texto si necesitaban algo rápido.
Hoy en día, tiene 46 mil correos electrónicos sin leer en tres bandejas de entrada y cero ansiedad al respecto.
“Me siento libre”, destaca.
Las personas que toman el control de sus bandejas de entrada son más tranquilas, felices, productivas y mejores en cuanto a alcanzar metas laborales, dice Emma Russell, profesora titular de la Universidad de Sussex que estudia el impacto del correo electrónico. La clave es hacer un plan -prometer desconectarse después de las 18:00 horas y los fines de semana, por ejemplo- y luego anunciarlo públicamente.
Hable con su jefe para averiguar qué es aceptable y qué no, me dijeron coaches e investigadores. Negocíe si es necesario. Con frecuencia, el simple hecho de pedir a su gerente que verbalice pautas específicas deja claro que nadie espera una respuesta en dos minutos.
La liberación puede terminar mal. Cuando Johan Lundström, un científico con sede en Estocolmo, eliminó todos sus correos electrónicos después de unas vacaciones de tres semanas, se sintió eufórico. Un año después, un colega le preguntó por qué no había proseguido con una gratificación por su investigación, que se centra en el sentido del olfato humano. Resulta que había sido candidato a subvención de 10 mil dólares. Sólo habría tenido que responder a un correo electrónico en el curso de una semana.
Aunque irritado por la pérdida de fondos, no se arrepiente.
“Estuve eufórico durante una semana, mirando mi bandeja de entrada casi limpia”, menciona.
Ahora lee sus correos electrónicos pero rara vez responde; cuando lo hace es con una respuesta de un par de palabras. Ha implementado un retraso de 15 minutos para los mensajes entrantes para no verse constantemente inundado. La mejor parte: mientras menos correo electrónico lanza al mundo, menos le envía el mundo.
Aún recuerda una vez que pasó un vuelo transatlántico de ocho horas borrando 200 mensajes. Su bandeja de entrada se inundó de respuestas al día siguiente.
“Era como un infernal círculo vicioso”, dice.
Los filtros y las carpetas pueden ayudar a garantizar que menos correos electrónicos inútiles obstruyan su bandeja de entrada, señala Matt Plummer, director ejecutivo de Zarvana, una firma de capacitación corporativa. Mueva cosas como boletines a una carpeta separada para correos electrónicos menos importantes, que no requieren respuesta. Fije una cita semanal para leerlos.
Luego, enrute los correos electrónicos de las cinco personas principales en su trabajo -su gran cliente, su jefe) a una carpeta que se revisa cada hora. Puede filtrar aún más, asignando una etiqueta menos importante a aquellos que recibe sólo como copia. Pero no hay necesidad de dedicarle cinco horas un domingo a crear un sistema elaborado, considera. Ordene sobre la marcha y manténgalo simple.
“No tenga 37 carpetas de correo electrónico”, dice Plummer.
Cada dos o tres años, Luba Sakharuk, una consultora en materia digital y de agilidad, se inspirará en un gurú de la productividad e intentará organizar su bandeja de entrada. El esfuerzo generalmente dura unas cuantas horas.
“En el momento en que limpio, pierdo algo”, señala, al colocar archivos en carpetas misteriosas y borrar documentos accidentalmente.
Ella había suspirado por ser como la multitud de la bandeja de entrada cero, ordenada y bajo control. Pero últimamente ha estado pensando: Ay, equis.
“Estoy haciendo cosas. Los clientes están contentos”, destaca. “Si este caos es mi manera, entonces esa es mi manera”.
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